Mit der Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) Lösungen lassen sich IT-gestützte Prozesse automatisieren. Häufig geht damit die Vorstellung einher, dass Roboter die Mitarbeiter vollständig ersetzen. In der Realität sieht es aber meist ganz anders aus und Mensch und Roboter arbeiten zusammen. Wie die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Roboter aussieht, hängt stark vom Umfang der Automatisierung ab. Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Robotern: den „attended Robot“ (beaufsichtigt) und den „unattended Robot“ (unbeaufsichtigt).
Wichtig zu wissen ist, dass der Roboter sich besonders für manuelle Aufgaben eignet, die der Anwender über seine Benutzeroberfläche ausführt. RPA hat die Möglichkeit auf diese Zuzugreifen und sorgt durch das Abnehmen standardisierter, wenig komplexer Aufgaben für eine Entlastung der Mitarbeiter.
Der Umfang der Automatisierung erstreckt sich von der rein menschlichen Arbeit auf der einen Seite bis zur vollständigen Automatisierung auf der anderen Seite. Dazwischen ist jeder Grad der Automatisierung möglich. Im Folgenden sind verschiedene Stufen der Zusammenarbeit von Mensch und Roboter dargestellt.
Attended Intervall
Der Anwender involviert den Roboter bei definierten Aufgabenintervallen. Die definierten Aufgaben werden von dem Roboter erledigt und das Ergebnis wird entsprechend an einen Anwender weitergespielt. Der Roboter arbeitet somit dem Anwender zu und übernimmt für Ihn zeitintensive Aufgaben, sodass der Anwender mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten besitzt. Ein Beispiel wäre die Übertragung von Informationen in ein Agentensystem, sodass die Informationen vom Anwender nicht erneut eingegeben werden müssen.
Attended Tandem
Der Anwender arbeitet an seinem Computer während der Roboter im Hintergrund Aufgaben bearbeitet. Der Roboter agiert dabei wie ein Kollege und führt die Tätigkeiten durch, die der Anwender ansonsten durchgeführt hätte. Die Arbeit des Roboters wird im Hintergrund ausgeführt, sodass der Anwender diesen nicht aktiv bemerkt, ihm aber dennoch Arbeit abgenommen wird. Ein Beispiel wäre, die Zusammenarbeit von HR-Roboter mit dem Onboarding-Team zur Anlage neuer Mitarbeiter.
Hybrid
Der Anwender sendet einen Befehl an den Roboter, der daraufhin mit einem unbeaufsichtigten Prozess beginnt. Dieser Prozess ist ebenfalls unbeaufsichtigt, wird aber durch die Anweisung des Anwenders erst gestartet. Ein Beispielprozess wäre die Löschung von Daten, nach der Anfrage an einen Servicemitarbeiter. Dieser gibt dem Roboter den Auftrag, die Daten (nach DSGVO-Vorschriften) zu löschen.
Teilweise Unattended
Der Anwender definiert eine Aufgabe, die von dem Roboter unbeaufsichtigt durchgeführt wird. Der Roboter bearbeitet die Aufgabe im entsprechend definierten Umfang nach dem für Ihn definierten Ablauf. Der Anwender stellt dort nur noch die Definition der Aufgabe dar und gibt den Prozess in die Hand des Roboters. Als Beispiel lässt sich dort das Erfragen von Verzeichnissen aufführen, die der Roboter benötigt, um Daten zu verarbeiten.
Vollständig Unattended
Bei dieser Stufe hat eine komplette Automatisierung des Prozesses stattgefunden. Der Roboter nimmt beispielsweise ein „Event“ eigenständig wahr und beginnt daraufhin, seine Aufgabe auszuführen. Bei einem solchen „Event“ kann es sich um eine Eingangsmail oder auch das Abspeichern einer digitalen Datei. Der Prozess ist in solchen Fällen Event-abhängig. Es ist kein Eingriff des Anwenders mehr von Nöten, um eine Sicherstellung der Aufgabenbearbeitung zu gewährleisten.
In dieser Stufe bearbeitet der Roboter beispielsweise eine Eingangsrechnung selbstständig und lädt die Daten dieser in ein ERP-System.
Die Möglichkeiten von RPA sind nahezu endlos. Je nach Prozess muss nur das richtige Maß an Automatisierung gewählt werden. Kann der Roboter den Prozess unbeaufsichtigt abarbeiten sobald ein Ereignis eintritt? Soll der Mitarbeiter den Prozess manuell starten? Ist eine Trennung zwischen Entscheidung und Abarbeitung möglich und gewünscht? Die Praxis zeigt, dass es wichtig ist, die Mitarbeiter bei der Gestaltung der Prozesse zu involvieren und die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Roboter gemeinsam zu definieren. So werden RPA-Prozessabläufe geschaffen, die Ihre Mitarbeiter lieben und auch akzeptieren werden.
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