Robotic Process Automation ist oft der erste Schritt in Richtung Digitale Transformation. Es ist einfach zu implementieren, benötigt vergleichsweise wenig Ressourcen und kann schnell zu einer Beschleunigung von Prozessen führen. Daher ist es wenig verwunderlich, dass sich bereits viele Unternehmen mit den Möglichkeiten von RPA beschäftigen und auch schon den ein oder anderen Prozess automatisiert haben. Unsere Erfahrung zeigt, dass Umsetzung ohne Methode oft zeitnah die Luft ausgeht und das volle Potential von RPA nicht ausgeschöpft wird. Viele Unternehmen haben zudem Schwierigkeiten den Anfang für RPA-Umsetzungen zu finden, da Ihnen nicht genau bewusst ist, wo sie am effektivsten mit der Automatisierung beginnen können.
Abhilfe bei solchen Schwierigkeiten kann ein RPA Potentialworkshop schaffen. In diesem werden sowohl RPA-Potentiale erarbeitet wie auch zukünftige RPA-Prozesse ausgearbeitet. Mit Hilfe von Use-Cases wird ein Business Case erstellt, so dass der monetäre Mehrwert der Automatisierung transparent wird.
Der Workshop unterteilt sich in drei Phasen. Als Ergebnis stehen am Ende definierte RPA-Prozesse mit klar zuordbaren Potentialen und einem transparenten Business Case.
1. Phase: Initiierung
Es gilt zu Beginn eine Fachabteilung auszuwählen, mit der die RPA-Potentiale in ihren Prozessen ermittelt werden sollen. Der Workshop kann sich selbstverständlich auch über mehrere Abteilungen erstrecken. Es hat sich jedoch gezeigt, dass gerade die Fokussierung auf kleinere Bereiche den Einstieg in das Thema RPA erleichtert.
Die Workshop-Teilnehmer werden zunächst für das Thema RPA sensibilisiert und lernen dazu die Möglichkeiten von RPA kennen. Basierend auf diesen Möglichkeiten wird gemeinsam erarbeitet, an welcher Stelle in den heutigen Prozessen Möglichkeiten für den Einsatz von RPA existieren. Da kann die Frage „Was stört Sie am meisten? häufig schon helfen. Weiterhin gibt es sogenannte RPA-Muster, die aufzeigen, welche Potentiale RPA bietet und den kreativen Prozess der Ideen-Findung unterstützen.
Die Zusammenarbeit und die offene Kommunikation mit den Teilnehmern bzw. Mitarbeiter gehört hierbei zu einem wichtigen Aspekt, um Vorbehalte oder Misstrauen gegenüber neuen Arbeitsweisen zu reduzieren und eine aktive Mitarbeit bei der Gestaltung neuer Prozesse zu fördern.
2. Phase Prozessgestaltung
Im Rahmen der zweiten Phase werden aktiv die Mitarbeiter in die Prozessgestaltung eingebunden. Da es verschiedene Grade von Automatisierung gibt – von der manuellen bis zur voll-automatisieren Bearbeitung – ist es wichtig, dass bei der Prozessgestaltung jede Idee zunächst genannt wird – die Bewertung erfolgt erst in der dritten Phase. Ziel ist es, möglichst einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen und jede manuelle Fleißarbeit zukünftig dem Roboter zu überlassen.
Die Prozesse, für die in der Initiierungsphase RPA-Potentiale ermittelt wurden, werden so neugestaltet als RPA-Prozess. Häufig kommen bei diesem Schritt auch noch neue Ideen, die dann als Potentiale mit aufgegriffen werden. Ergebnis dieser Phase sind neu konzipierte RPA-Prozesse.
3. Phase Business Case
Im Rahmen eines Business Cases wird jeder erarbeitete Prozesse bewertet und seinen Kosten mit monetärem Nutzen gegenübergestellt. Anhand dessen lässt sich analysieren, ob und wann eine Amortisierung der Implementierungsaufwände erfolgt. Mittels des Business Case wird die Wertschöpfung jedes der entwickelten Prozesse aufgezeigt und sogenannte „low-hanging Fruits“ identifiziert. Des Weiteren können auch Prozesse aufgezeigt werden, die bisher nicht für eine Automatisierung in Betracht kamen.
Letztendlich bietet die Business Case-Bewertung eine objektive Entscheidungsgrundlage, ob nach dem Potentialworkshop eine Umsetzung ausgewählter Prozesse stattfinden soll. Auch in diesen Belangen können wir Ihnen als TRANSFOURM tatkräftig zur Seite stehen.
Sie möchten ihre Prozesse auf ihr Automatisierungspotenzial prüfen und intelligenten Automatisierung in Ihrem Unternehmen einführen?
Melden Sie sich gerne bei uns für Ihren individuellen RPA-Potentialworkshop!
