RPA ist eine attraktive Möglichkeit, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.
Die Übergabe manueller Prozesse an Softwareroboter ermöglicht es Ihnen Freiraum für Analyseaufgaben, Datenqualität und Neuerungen zu schaffen.
Nur was sind die Voraussetzungen für eine Digitalisierung mittels RPA und welche Art von Prozessen sind besonders geeignet?
Hohes Arbeitsvolumen
Besonders Prozesse mit einem hohen Arbeitsvolumen, bei dem mehrere Systeme genutzt werden oder mit vielen Daten manuell gearbeitet wird, eignen sich sehr gut für eine Automation.
Dadurch, dass der Softwareroboter die sehr arbeitsintensiven Routine-Aufgaben abnimmt, schafft er eine Entlastung der Mitarbeiter. Die Prozesseffizienz steigt an und der Mitarbeiter kann sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Je höher das Arbeitsvolumen, desto höher auch die Wertschöpfung durch die Automatisierung des Prozesses.
Repetitive Prozesse
Bei sich stetig wiederholenden Prozessen bietet sich die Automatisierung besonders an. Die hohen Wiederholungszahlen des Prozesses summieren sich auf, so dass viel manuelle Arbeitszeit eingespart werden kann. Repetitive Aufgaben sind zudem oftmals ermüdend und eintönig. Dies führt beim Anwender zu einer höheren Fehlerquote, da mit Dauer und Häufigkeit der Aufgabe, die Konzentration bei der Ausführung sinkt. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben kann die Fehlerquote reduziert werden. Der Softwareroboter führt diese nämlich entsprechend seiner Vorgaben fehlerfrei aus. Dies spart aufwendige Nacharbeit.
Regelbasiert, standardisiert und ohne subjektive Entscheidungspfade
Wichtig für eine problemlose Ausführung des Prozesses ist ein regelbasierter Ablauf. Im eigentlichen bedeutet dies, dass die RPA-Lösung einem klar definierten Schema folgen. Robotic Process Automation arbeitet nach definierten Regularien. Der Softwareroboter kann nur entsprechend eindeutig definierten Entscheidungswegen folgen – subjektive Entscheidungen können mit RPA nicht abgebildet werden. Je mehr Ausnahmen es gibt, desto schwieriger ist die Umsetzung mittels RPA.
Strukturierte, digital verfügbare Daten
Anders als Ihre Kollegen, kann der Softwareroboter nicht an den Aktenschrank gehen und dort die Unterlagen herausholen, die benötigt werden. Er kann lediglich auf die digital verfügbaren Daten zugreifen und mit diesen Arbeiten. Dabei ist es für ihn irrelevant, wo genau sich die Daten befinden, solange er auf das System, wo sich die Daten befinden, zugreifen kann.
Zudem sollte es sich um strukturierte Daten handeln, sei es in einer Tabelle oder in einem sich wiederholendem Aufbauschema einer Rechnung. Wie im vorherigen Punkt beschrieben ist jede Standardisierung – auch beim Aufbau der Daten – vorteilhaft für eine Automatisierung.
Generell lässt sich sagen, je geringer die Komplexität des Prozesses, desto geeigneter ist dieser für die Automatisierung mittels RPA. Daher wird RPA primär für Back Office-Prozesse verwendet, wo es die Mitarbeiter unterstützt.
Robotic Process Automation setzt keine Voraussetzung an die Systemlandschaft Ihres Unternehmens. Es zielt nicht darauf ab, diese zu verändern, sondern setzt lediglich auf diese auf. Es wird somit in die bereits bestehenden Systeminfrastruktur integriert, unabhängig davon, welche Systeme Sie verwenden oder welche Cloud-Lösung Sie betreiben.
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