Durch Robotic Process Automation (RPA) lassen sich Prozesse innerhalb jeder Fachabteilung eines Unternehmens Automatisieren und die damit verbundenen Arbeitsabläufe beschleunigen.
Die eingesparte Zeit öffnet Freiräume für wertschöpfende Aufgaben und erleichtert die Mitarbeiter um unliebsame, eintönige Aufgaben.
Es gibt in jedem Fachbereich eines Unternehmens Ansätze für die Automatisierung, in einigen Abteilungen führt die Einführung von RPA zu Kosteneinsparungen in anderen mehr zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation. Welche Prozesse sich automatisieren lassen, lässt sich im Rahmen eines Potentialworkshops herausfinden, der individuell für das Unternehmen durchgeführt wird, um den genauen Bedarf an Automatisierung zu ermitteln.
Im Rahmen von Potentialworkshops haben wir bereits verschiedenste Anwendungsbereiche von RPA ermittelt. Beispielsweise im Fachbereich des Vertriebs ermöglicht RPA verschiedene Prozessautomatisierungen, die sowohl die Abläufe im Backoffice vereinfacht wie auch die Kundenzufriedenheit durch die Minimierung von Fehlern anhebt.
Die Anwendungsbereiche erstrecken sich im Vertrieb von der Vertriebsplanung über das Bestellungsmanagement bis hin zum Preismanagement und den Aftersales Maßnahmen. RPA nimmt den Mitarbeitern die Aufgaben ab, die zeitaufwändig und langweilig sind. So können mit Hilfe von RPA beispielsweise Unterlagen für eine Besprechung oder einen Kundentermin zusammengefasst und aufbereitet werden. Oftmals müssen Mitarbeiter für solche Aufgaben ihr Tagesgeschäft unterbrechen und werden somit ihren anderen Aufgaben nicht gerecht.
Ein weiterer Use Case ist die Preispflege. Besonders in Unternehmen mit einer komplexen Anzahl an Artikeln kann die Preispflege zu einem zeitaufwändigen Unterfangen werden. Besonders dann, wenn die Preise regelmäßig Schwankungen unterliegen. Die Preise müssen im System manuell angepasst werden. Dies kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist aufgrund der Stupidität der Aufgabe auch noch sehr fehleranfällig. Diese Fehler können zum Teil sehr kostspielig werden, bedeuten jedoch auf jeden Fall mehr Arbeit und Zeit, die dafür aufgewendet werden muss. RPA erledigt diese Aufgabe im Hintergrund nach der vorgegebenen Arbeitsweise.
Ein weiterer sehr zeitaufwändiger Prozess ist die Erfassung und Bearbeitung von Reklamationen.
Mit Hilfe von RPA kann die eingehende Reklamation automatisch erfasst und bearbeitet werden. Der Softwareroboter kann gegebenenfalls sogar schon eine Stellungnahme zu der Reklamation erstellen, sowie diese im System erfassen. Es kann Abteilungsübergreifend sogar durch RPA ein Ausgleich für die Reklamation freigegeben werden. Mit der Anbindung von KI ist es so möglich die Reklamationsbearbeitung noch weiter zu automatisieren und eine Handlungsempfehlung auf Basis vorangegangener Reklamationen zu erhalten.
Auch die Anlage von Kunden und die Pflege des CRM-Systems kann durch RPA vereinfacht werden. So kann beispielsweise bei der Neuanlage eines Kunden im CRM-System direkt eine Kreditversicherung mit angefragt werden, sowie eine Kundennummer im ERP System hinterlegt werden. Der After-Sales Bereich bietet auch weitere Möglichkeiten für den Einsatz von RPA. So kann eine Benachrichtigung durch RPA erzeugt werden, wenn beispielsweise die Verkaufsmengen von den Planmengen abweichen oder Umsatzeinbrüche vorkommen. Durch RPA sind ebenfalls Follow Ups wie die Versendung von Newslettern voll automatisch möglich.
RPA bietet noch viele weitere Möglichkeiten zur Automatisierung ihrer Prozesse innerhalb des Vertriebs oder auch allen anderen Fachbereichen. Sie können dabei sowohl auf unsere Best Practice Lösungen für die verschiedenen Fachbereiche zurückgreifen wie auch individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen von uns entwickeln lassen.
Insgesamt führt die Einführung von RPA zu einer Steigerung Ihrer Effizienz, einer höheren Prozessqualität und mehr Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern und Kunden.
Bei Interesse an weiteren Use Cases im Vertrieb oder Lösungen für andere Fachabteilung sprechen Sie uns gerne an!
