Der Fachbereich des Einkaufs ist einer der wesentlichen Bereiche innerhalb der meisten Unternehmen.
Im Vordergrund steht die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Der Einkauf unterteilt sich dabei in den operativen und den strategischen Bereich. Beide Bereiche bieten ein Potential an Automatisierung in vielen Prozessen. Im administrativen Bereich kann RPA vor allem manuelle Aufgaben abnehmen und beschleunigen, wohingegen RPA im strategischen Bereich, die analytische Planung sowie die Einkaufsstrategie unterstützen kann.
Es gibt in jedem Fachbereich eines Unternehmens Ansätze für die Automatisierung, in einigen Abteilungen führt die Einführung von RPA zu Kosteneinsparungen in anderen mehr zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation. Welche Prozesse sich automatisieren lassen, lässt sich im Rahmen eines Potentialworkshops herausfinden, der individuell für das Unternehmen durchgeführt wird, um den genauen Bedarf an Automatisierung zu ermitteln.
Im Bereich des Einkaufs ermöglicht RPA verschiedene Prozessautomatisierungen, die sowohl strategische Prozesse beschleunigen wie auch die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter vereinfachen und Fehlerquoten minimieren. Die Anwendungsbereiche erstrecken sich im Einkauf vom Lieferanten- und Bestandsmanagement über das Bestellmanagement und das Einkaufscontrolling.
Besonders Aufgaben, die einfach und standardisiert sind, können Ideal durch RPA ausgeführt werden. Besonders wenn es sich dabei um Aufgaben und Prozesse handelt, die regelmäßig ausgeführt werden müssen und aufgrund ihrer Häufigkeit sehr zeitintensiv in der Bearbeitung sind.
So kann mit Hilfe von RPA beispielsweise die Lieferantenperformance ausgewertet und bewertet werden. Dabei handelt es sich um reine Fleißarbeit, die jedoch oft hintenangestellt wird, da sie das Tagesgeschäft unterbricht. Ein weiterer Prozess, der oftmals sehr zeitintensiv, jedoch auch essenziell für die Einkaufsstrategie ist, ist die Bedarfsplanung. Oftmals müssen hierfür verschiedene Daten ausgelesen werden, um eine ungefähre Prognose für den zukünftigen Bedarf aufzustellen. Das Auslesen und zusammenstellen der relevanten Daten kann zukünftig RPA übernehmen, sodass der Mitarbeiter in einem regelmäßigen, selbst bestimmten Tonus automatisch über die aktuellen Bedarfsmengen informiert wird. RPA kann zudem die Bestände regelmäßig kontrollieren und bei Erreichen eines Schwellenwertes informieren, wenn der Bestand knapp wird und nachbestellt werden muss.
Mit Hilfe von RPA kann zudem auch gleich eine Nachbestellung oder Aufforderung zur Angebotsabgabe an bekannte Lieferanten herausgeschickt werden, vollautomatisch und ohne Aufwand für Ihre Mitarbeiter. Besonders wenn es sich um eine Nachbestellung vieler Produkte aus verschiedenen Bereichen handelt, kann durch RPA die Erstellung der Einkaufsliste automatisiert werden.
Ein weiteres Beispiel für einen Zeit -Fresser im Einkauf ist die Kontrolle von Kontrakten, insbesondere wenn sich in diesen Änderungen ergeben haben. Dies hält den Mitarbeiter oftmals von seinen täglich anfallenden Aufgaben ab und benötigt dessen volle Aufmerksamkeit, damit keine Abweichung unbemerkt bleibt. Mit Hilfe von RPA können alte Kontrakte mit neuen Kontrakten verglichen und die Unterschiede herausgestellt werden. Dies ist nicht nur bei Kontrakten möglich, sondern ebenfalls bei Geschäftsbedingungen, Angeboten, Spezifikationen und vielen anderen Dokumenten. Des Weiteren findet RPA auch Anwendungsmöglichkeiten im Bereich der Reklamationsbearbeitung. So kann bei einer mangelhaften Zulieferung der Reklamationsprozess, sowie das Erstellen von Reklamationsberichten durch RPA unterstützt und beschleunigt werden. Die damit einhergehende Lieferantenbewertung kann ebenfalls durch RPA unterstützt durchgeführt werden.
In jedem Unternehmen befindet sich das Potenzial Prozesse zu automatisieren. Dies gilt nicht nur für den Fachbereich des Einkaufs, sondern für nahezu alle anderen Fachbereiche auch. Ihre Prozesse werden durch RPA effizienter und erhalten eine höhere Qualität. RPA übernimmt die zeitintensiven Routineaufgaben Ihrer Mitarbeiter, sodass diese sich auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren können.
Jedes Unternehmen ist individuell strukturiert und hat daher unterschiedliche Prozesse. Diese Prozesse gilt es zu modellieren und zu automatisieren. Dies ist im Rahmen eines Potentialworkshops möglich.
RPA benötigt keine Veränderung der existierenden Systemoberfläche, sondern setzt lediglich auf die bestehenden auf. Dies ermöglicht eine einfache und schnelle Implementierung der RPA-Lösungen. RPA ist dadurch flexibel und kann einfach an sich verändernde Geschäftserfordernisse angepasst werden.
Sind Sie neugierig, welche Prozesse sich in Ihrer Fachabteilung automatisieren lassen?
Möchten Sie gern mehr über den Einsatz von RPA im Einkauf erfahren?
Sprechen Sie uns gerne an!
