Robotic Process Automation (RPA) unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Bearbeitung manueller, standardisierter Aufgaben, indem es die Eingaben des Anwenders in der Benutzeroberfläche von Anwendungen durchführt. RPA übernimmt so im Hintergrund als digitaler Kollege die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter und schafft so mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten. Die Integration der RPA-Lösungen dauert kürzer als die Einarbeit eines neuen Mitarbeiters und funktioniert systemunabhängig, da es lediglich auf die bestehenden Systemstrukturen aufsetzt und diese nicht verändert werden müssen.
In jedem Fachbereich eines Unternehmens findet sich das Potential Prozesse zu automatisieren und kosten sowie Arbeitskraft einzusparen. Welche Prozesse sich zu automatisieren lohnen, lässt sich im Rahmen eines Potentialworkshops erarbeiten.
Im Fachbereich des Personalwesens haben wir bereits verschiedenste Prozesse zur Automatisierung erarbeitet. So ist beispielsweise der Eintritt eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen mit vielen manuelle Prozesse verbunden, die der bearbeitende Mitarbeiter neben seinen alltäglichen Aufgaben erledigen muss. Es müssen Zugriffsrechte, für die verschiedenen Anwendungen erteilt, Unterlagen zusammengestellt und ein Mitarbeiterprofil erstellt werden.
Ein eben solcher Aufwand ergibt sich beim Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. So muss beispielsweise der User gelöscht, die Zugriffe gesperrt und eine Meldung an externe Stellen zur Information des Personalabganges herausgesendet werden.
Diese Prozesse können durch entsprechende RPA Lösungen erledigt oder auch unterstützt werden.
Durch RPA kann entweder eine Information zur Anlage des Users an die IT-Abteilung herausgesendet werden oder sogar im optimierten Fall der User vom RPA-Roboter selbst angelegt werden. Außerdem kann im Falle eines Abgangs entweder eine Nachricht an den für die Sperrung des Users zuständigen Mitarbeiter gesendet oder auch direkt durch den RPA-Roboter die Sperrung durchgeführt werden.
Ein weiterer zeitaufwendiger Prozess ist die Planung und Koordinierung vom Urlaub der Mitarbeiter. Hier gilt es zu schauen, dass trotz Urlaub eines Mitarbeiters die benötigte Arbeitskraft vorhanden ist. Hierzu wird oftmals ein Urlaubsplan geführt. Urlaub wird oftmals in der Regeln unter den Mitarbeitern abgeklärt und dann an den Entscheider weiter gegeben. Durch die Automatisierung kann der Roboter prüfen, ob bestimmte Zeiträume bereits blockiert sind und dies gegebenenfalls an den Mitarbeiter bei Urlaubswunsch melden. Des Weiteren kann bei genehmigtem Urlaub zum entsprechenden Zeitpunkt eine Urlaubsmeldung an die Lohnbuchhaltung abgegeben werden, um gegebenenfalls eine Urlaubsgeldzahlung auszulösen.
Auch in der täglichen Anwendung finden sich Prozesse, die durch RPA automatisiert werden können. So kann die tägliche Zeitrückmeldung durch RPA in das entsprechende System eingetragen werden. Es kann in diesem Zusammenhang auch eine Kontrolle der Überstunden erfolgen, um einer Anhäufung dieser entgegenzuwirken.
RPA bietet noch viele weitere Automatisierungspotentiale. Diese sind je Unternehmen und Fachabteilung unterschiedlich und lassen sich individuell an Ihren Bedarf anpassen. Insgesamt führt eine Automatisierung mittels RPA zu einer höheren Prozessqualität, da Fehler, die oft mit monotonen Aufgaben einhergehen, minimiert werden und automatisiert ablaufen.
Sind Sie neugierig, welche Prozesse sich in Ihrer Fachabteilung automatisieren lassen?
Möchten Sie gern mehr über den Einsatz von RPA im Personalwesen erfahren?
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