Das Qualitätsmanagement befasst sich mich allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und Maßnahmen. Als Zielsetzung sind die kontinuierliche Verbesserung und Erfüllung der Kundenanforderungen gesetzt. Das Qualitätsmanagement erstreckt sich von der Qualitätsplanung, -steuerung bis hin zur Qualitätslenkung. Neben den täglichen Aufgaben des Qualitätsmanagements muss dieses auch regelmäßig Audits begleiten, sowie zum Teil auch Musterbestellungen vorbereiten. Besonders das Vorbereiten und das Begleiten von Audits kostet viel Zeit. Oftmals bleiben die alltäglichen Aufgaben währenddessen liegen.
Viele dieser Aufgaben lassen sich mit der Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) automatisieren, sodass diese trotz Zeitmangel schnell bearbeitet werden können.
Eine der regelmäßigen Aufgaben des Qualitätsmanagements ist die Erstellung und der Abgleich von Spezifikationen. Oftmals möchten einige Kunden die bestehende Spezifikation eines Produktes in Ihrem eigenen Format ausgefüllt bekommen oder es muss eine Kundenspezifikation mit einer der Eigenen abgeglichen werden. Diese Aufgaben kosten oftmals viel Zeit und sind reine Fleißaufgaben. Durch dessen Eintönigkeit ist die Fehlerquote erfahrungsgemäß hoch. Mit Hilfe von RPA können Spezifikationen sowohl abgeglichen wie auch in eine neue standardisierte Form übertragen werden. Dies erspart dem Qualitätsmanagement viel Fleißarbeit und reduziert die Fehlerquote deutlich.
Ein weiterer Prozess, der oftmals mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist, ist die Erstellung von Qualitätszeugnissen, sowie Prüfbescheinigungen.
Das Zeugnis muss beispielsweise im System erstellt, im System abgespeichert, unter dem entsprechenden Lieferanten im ERP-System hinterlegt, sowie als PDF an den entsprechenden Mitarbeiter gesendet werden. Des Weiteren muss bei Qualitätsmängeln oder Auffälligkeiten bei der Prüfung ein entsprechender Prüfbericht an den Lieferanten gesendet werden. Diese verketteten Prozesse lassen sich mit Hilfe von RPA automatisieren und laufen somit von da an im Hintergrund ab. RPA kann sowohl bei der Erstellung des Qualitätszeugnisses und einer Prüfbescheinigung unterstützen als auch das Einpflegen der Dokumente in das System übernehmen.
Des Weiteren kann durch RPA auch eine automatische Prüfung von Prüfberichten, sowie Spezifikationen erfolgen und bei Unvollständigkeit eine bitte auf Überarbeitung ausgelöst werden.
Ein weiterer Prozess bei dem RPA unterstützen kann ist die Bearbeitung von Kundenreklamationen. Dort kann beispielsweise bei Eingang einer Reklamation direkt eine Eingangsbestätigung an den Kunden gesendet werden. Durch die Verwendung eine standardisierten Reklamationsformulars kann die Reklamation auf Vollständigkeit geprüft, dokumentiert und bearbeitet werden. So kann ebenfalls bei Eingang einer Reklamation eine Übersicht über die Charge, das Produktionsdatum und weitere Produktionsinformationen zusammengefasst an den zuständigen Mitarbeiter gesendet werden. Nachgelagert kann ebenfalls mit Hilfe von RPA ein automatischen Reklamationsschreiben verfasst werden, welches sowohl intern als auch extern die Validität der Reklamation bestätigt und die Erstellung einer Gutschrift, sowie die Planung einer möglicherweise notwendigen Abholung kommuniziert.
Besonders bei prekären Fällen, bei denen schnell gehandelt werden muss, kann RPA unterstützend die Prozesse beschleunigen. So kann mit Hilfe von RPA bei einer Rückrufaktion jeder Kunde, der das Produkt bezogen hat aus dem Kundenstamm gezogen und über E-Mail automatisch und mit persönlicher Ansprache informiert werden. Es müssen somit nicht erst die betroffenen Kunden herausgefiltert, Kontaktdaten herausgesucht und E-Mails versendet werden.
RPA erleichtert Ihre Mitarbeiter im Qualitätsmanagement um Ihre zeitaufwendigen Aufgaben und schafft mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, die das Know-How und die Expertise Ihrer Mitarbeiter fordert. Sie können administrative Aufgaben schneller und fehlerfrei bearbeiten lassen und steigern die Zufriedenheit von Mitarbeitern und auch Kunden. RPA bietet noch viele weitere Möglichkeiten zur Automatisierung ihrer Prozesse innerhalb des Qualitätsmanagements oder auch allen anderen Fachbereichen. Sie können dabei sowohl auf unsere Best Practice Lösungen für die verschiedenen Fachbereiche zurückgreifen oder auch individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen von uns entwickeln lassen, die genau in Ihr System passen.
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