All-in, Step-by-Step oder Best-Practice-Lösung?
Die Automatisierung bestehender, repetitiver Prozesse durch Robotic Process Automation (RPA) bietet einen zielgerichteten, effektiven Umgang mit dem stetigen Anstieg an Datenmengen sowie analytischen Vorgängen, insbesondere bei bestehendem Mangel an materiellen und personellen Ressourcen.
RPA löst diese komplexe Herausforderung, indem bisher durch Mitarbeiter aufwendig ausgeführte Aufgaben nach kurzer Implementierungszeit durch RPA-Lösungen übernommen werden. Die Automatisierungen setzen dabei auf bereits existierende Programmstrukturen auf.
Die Automatisierung der Prozesse kann über verschiedene Ansätze angegangen werden, sei es, dass die komplette Automatisierung aller Fachbereiche auf einmal anstrebt, ein Prozess nach dem anderen automatisiert oder einzelne Best Practice Lösungen benötigt wird.
Wir verfolgen drei Formen der Prozessautomatisierung: eine sukzessive Automatisierung aller Prozesse, eine Automatisierung aller Fachbereiche in Gänze oder einzeln implementierte Best-Practice-Lösungen.
Der All-In-Ansatz
Der All-In-Ansatz stellt eine unternehmensweite, abteilungsübergreifende Implementierung von RPA-Lösungen dar. Dies führt zeitnah zu einer hohen Automatisierungsquote in allen Fachabteilungen. Zusätzlich führt dieser Ansatz zu einer Reduzierung zeitintensiver, durch Mitarbeiter ausgeführter Aufgaben und somit zu einem sofortigen, skalierbaren Anstieg des monetären Unternehmenserfolges.
Der All-In-Ansatz bedarf einer ausführlichen Analyse der bestehenden Prozesse sowie der bestehenden Systemlandschaft. Dabei werden unter anderem die Potentiale der verschiedenen Prozesse und gleichzeitig der Bedarf an Automation ermittelt. Durch die Priorisierung einzelner Prozesse anhand ihrer jeweiligen „High Value“-Potentiale wird kurzfristig ein signifikanter Mehrwert für das Unternehmen generiert.
Wir empfehlen bei einer unternehmensumfassenden Implementierung folgende drei Maßnahmen:
1. Frühes Involvieren der IT-Abteilung, um die Zielrichtung des Unternehmens darstellen und die Notwendigkeit der RPA-Lösungen aufzeigen zu können. Nur durch Schulung und das unverzügliche Involvement der internen IT-Fachkräfte kann sichergestellt werden, dass die vorab als zielführend skizzierten Maßnahmen gemeinsam und effektiv umgesetzt werden.
2. Sensibilisierung der Fachabteilungen für die RPA-Thematik, um Verständnis für interagierende Themenfelder wie Infrastruktur, Prozessabläufe, Sicherheit und Umfang der Automatisierungen zu schaffen. Dies kann effektiv durch Workshops und Schulungen der Mitarbeiter erreicht werden. Die Anwender in den Fachabteilungen kennen die Prozesse am besten und können so optimal aufzeigen, welche Prozesse automatisiert und optimiert werden können.
3. Regelmäßiger Austausch zwischen IT-Abteilung und Fachabteilungen. Dies ist notwendig, um die ausführenden Akteure für die Ansprüche der Fachabteilungen zu sensibilisieren. Nur so kann die finale Implementierung und Einführung der RPA-Lösungen nach den Vorstellungen der Fachabteilung erfolgen. Ein reger Austausch führt zusätzlich zu einem klareren Verständnis der infrastrukturellen Gegebenheiten in den einzelnen Fachabteilungen.
Für einen Projekterfolg ist insbesondere eine funktionierende Interaktion vieler externer sowie interner Akteure obligatorisch und ist mit hohem Koordinations- und Moderationsaufwand verbunden. Die Heranziehung eines externen Partners bietet nicht nur den Vorteil eines „neutralen“ Moderators, sondern gebündelte, fachliche Kompetenz über den gesamten Projektprozess hinweg: von der Planung über die technische Umsetzung, der Erstellung einer RPA-Guideline bis hin zur finalen Einführung der Lösung inklusive der Mitarbeiterschulung. Auf lange Sicht ist für die vollumfängliche Automatisierung durch RPA zu empfehlen, die Infrastruktur zur Eigenentwicklung der spezifischen RPA-Lösung, inklusive der dazugehörigen Lizenzen, zu erwerben. Sukzessiv sollten dann der Betrieb der RPA-Lösungen sowie die Erarbeitung der RPA-Prozesse von dem Unternehmen übernommen werden.
Step-by-Step-Ansatz
Der Step-by-Step-Ansatz beinhaltet eine sukzessive Implementierung der RPA-Prozesse in einzelnen Fachabteilungen. In einer Fachabteilungen werden zunächst sich stetig wiederholende, standardisierte Aufgaben identifiziert. Diese Aufgaben werden in einzelne Prozessstrukturen gegliedert und auf ihren Automatisierungsgrad überprüft. Der grundlegende Unterschied gegenüber dem vorab skizzierten All-in-Ansatz ist, dass nicht mehrere „Automatisierungsbaustellen“ in verschiedenen Fachabteilungen offen liegen, sondern das Projekt sich auf einen Fachbereich spezialisiert, bevor es den nächsten behandelt. Eine Priorisierung der Teilprojekte kann auf Basis der Dringlichkeit und/oder der Höhe der monetären Wertschöpfung vorgenommen werden.
Wir empfehlen bei einer Step-by-Step-Implementierung
1. eine Analyse der Fachabteilungen auf Potential der jeweiligen abteilungsinternen Prozesse zur Auswahl der optimalen Startabteilung. So wird eine Priorisierung der Teilprojekte auf Basis der Dringlichkeit und/oder der Höhe der monetären Wertschöpfung vorgenommen.
2. eine detaillierte Analyse der Prozessstrukturen innerhalb der jeweiligen Fachabteilung. Im Fokus des Interesses steht die praxisnahe Erfahrung der Mitarbeiter bzw. der Anwender, um den größten Automatisierungseffekt zu erzielen. Die Anwender werden gleichzeitig durch aktive Mitwirkung am Projekt für die RPA-Thematik sensibilisiert, was zu einer folgenden Akzeptanz der Lösung führt („Selfmade-Effekt“).
3. eine grundlegende Entscheidung darüber zu fällen, ob eigene personelle Ressourcen aufgewendet werden sollen (Involvierung der eigenen IT-Abteilung) oder ob der gesamte Automatisierungsprozess durch einen Partner erfolgen soll. Darüber hinaus ist die Kauf- und Mietvariante der notwendigen Lizenzen sowie die Betreibungsform abzuwägen.
Auch beim Step-by-Step-Ansatz bietet die Heranziehung eines externen Partners kontextbezogene Projekterfahrung und gebündelte fachliche Kompetenz über den gesamten Projektprozess hinweg: von der Planung über die technische Umsetzung bis hin zur finalen Einführung der Lösung inklusive der Mitarbeiterschulung.
Best-Practice-Ansatz
Der Best-Practice-Ansatz ist vergleichsweise planerisch weniger Komplex. Der Fokus liegt nicht nur auf einer einzigen Fachabteilung, sondern darüber hinaus auch auf einem einzelnen Prozess. Durch diese Vorgehensweise wird gleichzeitig der Aufwand minimiert als auch eine Effizienzsteigerung erreicht. Die jeweilige Implementierungszeit fällt relativ kurz aus, da die Prozesslösungen bereits vorgearbeitet wurden und lediglich implementiert werden müssen. Dies sorgt insgesamt für eine minimale Projektbelastung der Mitarbeiter.
Der Best-Practice-Ansatz ist gut dafür geeignet, Mitarbeiter schnell an die RPA-Thematik heranzuführen und ihnen anhand eines ausgewählten Prozesses die Potentiale einer Automatisierung aufzuzeigen. Die Implementierung der RPA-Lösung im Best-Practice-Ansatz zielt darauf ab, den Anwendern in der jeweiligen Fachabteilung schnell zeitaufwendige, standardisierte Aufgaben abzunehmen, um diese effizient zu entlasten. Die verschiedenen Best Practices sind dabei auf verschiedenste Prozesse anwendbar und können nach Bedarf entsprechend ausgebaut und implementiert werden. Der Start mit einer einzelnen Prozessoptimierung durch eine RPA-Automation im Best-Practice-Ansatz führt nicht selten zu einem Übergang in den Step-by-Step-Ansatz. Durch das Aufzeigen der Effizienz der RPA-Lösung kann sich das Unternehmen von der Funktionalität und der erhöhten Prozessgeschwindigkeit überzeugen und weitere Prozesse für eine Automatisierung auswählen.
Wir empfehlen den Best-Practice-Ansatz bei Wunsch auf
1. eine schnelle Optimierung eines einzelnen, standardisierten Prozesses, um akut betroffene Mitarbeiter zu entlasten. Durch eine kurzfristige Implementierung kann schnelle Unterstützung für die Mitarbeiter gewährleistet werden, die unter der Last der ansteigenden Anforderungen leiden.
2. einen einfachen Einstieg in die Automatisierung durch RPA. Durch die Einführung eines einzelnen Best-Practice-Prozesses kann sich das Unternehmen von der Funktionalität und dem Nutzen des Einsatzes von RPA-Lösungen überzeugen, ohne großes Risiko einzugehen. Anschließend können weitere Einsatzmöglichkeiten analysiert und geplant werden.
3. ein Kennenlernen des potentiellen Partnerunternehmens. Durch Implementierung des einzelnen Prozesses kann das Unternehmen anhand der ersten kurzen Zusammenarbeit die Kompatibilität mit dem Partnerunternehmen prüfen. Dies kann die Grundlage für weitere, auch umfangreichere Projekte und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit schaffen.
Beim Best-Practice-Ansatz kann die gesamte Implementierung und der Betrieb der RPA-Lösung optimal von einem Partner durchgeführt werden. Es sind somit keine Lizenzkäufe oder der Einsatz von unternehmensinternen Ressourcen notwendig. Das Unternehmen kann flexibel entscheiden, ob weitere Automatisierungen vorgenommen werden sollen.
Wir empfehlen unabhängig davon, welcher Ansatz von einem Unternehmen zur Automatisierung ausgewählt wird, die Zusammenarbeit mit einem externen Partner. Dieser kann in jeglichen Belangen aktiv und passiv unterstützen. Besonders bzgl. der Aspekte System- und Prozessinfrastruktur, Formulierung von Anforderungen, Aufnahme von Prozessabläufe, Umsetzung von Prozessabläufen in RPA, und vielen mehr. Ein Partner kann Ihnen Sicherheit bieten und auf Ihrem Weg in die Automatisierung mit Rat und Tat zur Seite stehen. Wir als Transfourm GmbH können für Sie dieser Partner sein.
Als „erste Roboter Manufaktur“ entwickeln wir, die Transfourm GmbH, für Sie Best-Practice-Lösungen, mit denen Sie ausgewählte Prozesse optimal automatisieren können. Gleichzeitig entwickeln wir für Sie individuelle RPA-Prozesse, die maßgeschneidert Ihre Prozesse automatisieren, oder begleiten Sie bei der vollständigen Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse. Sie möchten wissen, welche Potentiale sich in Ihrem Unternehmen in Bezug auf die Automatisierung mit RPA verbergen? Gerne beraten wir Sie und arbeiten den für Sie am besten geeigneten Ansatz mit Ihnen zusammen heraus. Bei Fragen oder Interesse nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf.
