Vor knapp fünf Jahren hat die SAP mit SAP S/4HANA sein neues ERP-System auf den Markt gebracht. In weiteren guten fünf Jahren stellt die SAP den Support für die bisherige Lösung ein. Haben Unternehmen am Anfang noch davor gescheut als „Versuchskaninchen“ zu agieren und ein Produkt einzuführen, das noch weiterentwickelt wird und nicht alle Funktionen abbildet, fängt langsam die Zeit an zu drücken, wenn die Migration in fünf Jahren abgeschlossen sein soll.
Komplexität einer S/4HANA-Einführung sehr hoch
Auch wenn die S/4HANA Einführung gerne als einfach und schnell realisierbar dargestellt wird, muss man sich nur die Veränderungen zur Vorgängerversion anschauen, um die Komplexität eines Migrations-Projekts zu verstehen:
S/4HANA läuft nur noch auf der Hana-Datenbank von SAP. Dies bedeutet, dass für alle Unternehmen, die S/4HANA einführen wollen auch ein Datenbank-Wechsel bevorsteht. Zudem wurde die Datenstruktur teilweise komplett überarbeitet. Mit dem neuen Produkt hat die SAP gleichzeitig auch Tabellen und Stammdaten-Strukturen angepasst, so dass nicht nur erhöhter Aufwand bei einer Daten-Migration anfällt, sondern auch jede Eigenentwicklung analysiert und gegebenenfalls angepasst werden muss. Die größten Veränderungen bringen aber die Prozesse mit sich. Die SAP spricht hierbei von Simplification. Für SAP-Kunden stellt sich aber die Herausforderung, das bisherige Funktionen zum Teil nicht mit unter S/4HANA abbildbar sind oder aus dem ERP heraus in SAP-Satellitensystem verschoben wurden. Aus dem „einfachen“ Austausch des ERP-Systems kann so schnell ein Projekt werden, in dem die gesamte IT-Systemlandschaft auf dem Prüfstand steht.
Unterstützende Tools betrachten nur die technischen Komponenten
Die SAP selbst stellt einige Tools als Migrations-Unterstützung zur Verfügung. So gibt es den SAP S/4HANA Readiness Check, mit dem das bisherige System untersucht und unter anderem aufgezeigt wird, ob eingesetzte Add-Ons kompatibel sind mit dem neuen System, welche Business Funktionen im bisher ERP eingesetzt werden, welche „Simplification Items“ dafür im S/4HANA eingespielt werden müssen und inwieweit eigener Code im S/4HANA angepasst werden muss. Dies ist jedoch eine rein Software-technische Betrachtung. Eine Betrachtung der Prozessabläufe und der Fit zwischen der systemtechnischen Unterstützung und den Unternehmensabläufen wird nicht durchleuchtet.
Die S/4HANA Vorstudie bringt Licht ins Dunkel
Die technische Migration ist sicherlich ein wichtiger Bestandteil, um vom R/3 auf S/4HANA zu wechseln. Jedoch reicht dies nicht aus, um das vollständige Projekt zu beurteilen und zu planen. Ein wesentlicher Grund hierfür ist die Veränderung der Funktionen im System. Das ERP-System soll die Prozesse im Unternehmen unterstützen und abbilden. Mit der S/4HANA-Einführung hat die SAP nun aber bekannte Funktionen herausgenommen, aus dem ERP-System in ergänzende Produkte verlagert oder die Abläufe geändert. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Unternehmensprozesse dahingehend zu analysieren, ob sie mit den Abläufen im S/4HANA abgebildet werden können, Lücken zu identifizieren, die mit Ergänzungsprodukten von SAP oder anderen Anbietern geschlossen werden können, und Optimierungspotentiale in bestehenden Unternehmensprozessen zu identifizieren. Als Ergebnis erhält man Transparenz über die vollständige zukünftige Systemlandschaft und die Bereiche, in denen sich die Organisation verändern muss. Diese Punkte sind wesentlich, um das optimale SAP-Lizenzmodell für die Zukunft festzulegen und die wesentlichen Anknüpfungspunkte für das Change Management im Projekt zu identifizieren. Last but not least kann mit dieser vollständigen Betrachtung ein realistischer Projektplan erstellt werden, der alle Aufgaben beinhaltet, in eine chronologische Reihenfolge bringt und Schätzungen zum Aufwand beinhaltet.
S/4HANA Vorstudie führt alle Optimierungspotentiale zusammen
Unternehmen sollten den Wechsel auf S/4HANA nicht als notwendiges Übel sondern als Chance für eine zukunftsorientierte Optimierung sehen. Ein Glas kann bekanntlich halbvoll oder halbleer sein. In der S/4HANA Vorstudie wird zur technischen Sicht die Prozesssicht hinzugefügt. So werden alle Potentiale sowohl durch S/4HANA als auch durch die Einführung von Satelliten-Systemen zur Schließung von Lücken im S/4HANA wie auch durch die Optimierung und Veränderung von Prozessabläufen sichtbar gemacht. So kann auch die S/4HANA-Migration eine Chance sein, das Unternehmen und die Prozesse optimal für die Zukunft aufzustellen. Die dafür notwendigen Tätigkeiten werden im Projektplan geplant und damit das Projekt unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten steuerbar gemacht.