Durch Robotic Process Automation besteht die Möglichkeit, bereits vorhandene Prozesse zu optimieren: historisch gewachsene Prozesse, ungeliebte Prozesse, umständliche Prozesse oder einfach langwierige Prozesse. Sie alle sind in der Regel aus der Not oder der Notwendigkeit geboren und bergen das Potential einen reibungsloseren, schnelleren oder angenehmeren Ablauf zu ermöglichen. Die RPA Potentialanalyse bietet einen guten Indikator für die Automatisierungspotentiale bestehender Prozesse.
Herausforderung Digitalisierung
Die Digitalisierung ist Fluch und Segen zugleich. Wer die Vorteile nutzen möchte, muss oft Bestehendes verändern oder ersetzen. Robotic Process Automation bietet einen Weg, mit vorhandenen Mitteln zu arbeiten, um somit die Produktivität und Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und damit das Gesamtergebnis zu steigern.
Wie also anfangen? Am besten für den Einstieg geeignet sind einfache, bestehende Prozesse. Zunächst sollte aber auch hier eine Potentialanalyse durchgeführt werden.
RPA Potentialanalyse
Wonach soll also jetzt entschieden werden, ob sich ein Prozess für die Automatisierung eignet? Dazu unterscheiden wir zwei Kategorien von Kriterien, für die Bewertung: Prozessfitness und Automatierungskomplexität.
Prozessfitness
Die Prozessfitness beschreibt grundsätzlich, wie gut sich ein Prozess für die Automatisierung eignet. Dabei gibt es vier Kriterien, die es zu bewerten gilt: Rollenbasiertheit, Prozessstabilität, Standardisierung der Eingabe und Automatisierbarkeit bzw. Wiederholbarkeit des Prozesses.
Automatisierungskomplexität
Ist die Prozessfitness bestimmt, gilt es zu evaluieren, wie schwer es ist, diesen Prozess zu automatisieren. Je komplexer ein Prozess ist, umso schwerer ist er zu automatisieren. Die Kriterien für die Komplexitätsbestimmung sind: Anzahl Screens, Art der Applikation, Anzahl der Entscheidungen im Prozess, Art und Anzahl der Eingaben.
Durch die Bewertung dieser Faktoren lässt sich eine Einteilung aufbauen, welche die bewerteten Prozesse in vier Kategorien aufteilt: Nicht automatisierbar, semi automatisierbar, teuer automatisierbar, vollständig automatisierbar.
Auf Basis der Kriterien und Einordnungen lassen sich nun schon eine Vielzahl an bekannten Prozessen kategorisieren. Das automatische Übersetzen von Mails ist für einen Software Roboter eine leichte Übung. Auch das Anstoßen eines Passwort-Resets über eine E-Mail ist noch verhältnismäßig einfach. Die Analyse von Webseiten oder gar handgeschriebenen Texten mittels OCR wird dabei schon schwerer. Sollen die gelesenen Daten anschließend automatisch weiterverarbeitet werden, so ist ein hohes Maß an Kontrolle und Fehlertoleranz notwendig.
Die RPA Potentialanalyse hilft dabei, eine Reihenfolge in die zahllosen Ideen und Möglichkeiten zu bringen. Daher ist es empfehlenswert, die Zeit für eine solche Analyse zu investieren.
